Case study
Aria Planner
ARIA Medical Wellness gestiva corsi a pacchetti, posti limitati e operatori con Google Calendar e un’agenda cartacea. Abbiamo realizzato Aria Planner, una web app su misura che unisce calendario delle sessioni e CRM clienti: oggi le verifiche che richiedevano ore si fanno in pochi minuti.
- Cliente
- ARIA Medical Wellness
- Settore
- Medical wellness
- Servizi
- Web app su misura, CRM
- Anno
- 2026
Il contesto
Un centro nuovo, con corsi venduti a pacchetti
ARIA Medical Wellness è una nuova struttura che propone diverse discipline: WellBack, ginnastica posturale, yoga, pilates e altre ancora.
I corsi sono organizzati a pacchetti di sessioni: una mensilità comprende di solito più sedute a settimana, e ogni sessione ha un numero limitato di posti. Per il WellBack, ad esempio, il massimo è 6 persone.
La sfida
Ore spese in amministrazione per le operazioni di tutti i giorni
Le sedute venivano organizzate con Google Calendar e un’agenda cartacea. Per sapere quante sessioni restavano a un cliente bisognava aprire le sessioni sul calendario una per volta e contarle a mano; per sapere chi era presente, controllare ogni singola seduta.
Ogni nuova prenotazione significava scorrere i giorni scelti dal cliente in tutto il mese e verificare a mano i posti liberi. Mancava un archivio clienti dove salvare dati e note mediche, e anche gli operatori andavano assegnati alle sessioni e le loro ore rendicontate.
La soluzione
Un calendario dinamico che mostra tutto in tempo reale
Abbiamo costruito un planner cucito su misura, che è a tutti gli effetti un CRM. Il cuore è un calendario con vista settimanale che mostra tutte le sessioni in tempo reale.
Già dalla panoramica si vedono, ora per ora, l’operatore assegnato e i clienti iscritti a ogni sessione. Da lì si crea una nuova sessione e si assegnano operatori e clienti, con una visione chiara di tutta la programmazione futura.
Iscrizione ai corsi
Un’iscrizione, tutte le sedute del mese già assegnate
Quando un cliente si iscrive a un corso, ad esempio di 8 sessioni, basta scegliere giorni e orari: il sistema lo assegna in automatico a tutte le sedute successive del mese in quei giorni e a quegli orari.
Prima di confermare compare l’elenco delle date per un controllo finale. Se una sessione è già al completo viene segnalata subito, con la possibilità di spostare il cliente su un’altra seduta. Il lavoro che prima richiedeva di scorrere il calendario giorno per giorno ora si fa in un passaggio.
Scheda sessione
Ogni seduta sotto controllo, recuperi compresi
Cliccando su una sessione si apre una scheda dedicata con operatori, clienti e note. Lo staff può segnare gli assenti direttamente dalla scheda.
Per i clienti abilitati, la sessione persa diventa recuperabile in automatico: niente più conteggi a mano per capire chi ha diritto a un recupero.
Database clienti
La storia di ogni cliente in una sola scheda
Aria Planner include un vero database clienti. Dalla scheda di ciascuno si vedono i corsi completati e quelli in corso, le sessioni ancora da fare e quelle perse, gli acconti versati e le note mediche.
È il primo archivio clienti strutturato del centro, pronto per essere usato in futuro anche per attività di marketing.
Ruoli e permessi
Admin e operatori, ognuno con i suoi accessi
Il gestionale prevede account amministratore e account operatore. Ogni utente consulta e modifica solo ciò che gli è consentito, così i dati dei clienti restano protetti e lo staff lavora sullo stesso strumento.
I risultati
Cosa è cambiato
Minuti
per verificare sessioni rimanenti, presenze e posti liberi, invece di ore
1
unico strumento al posto di Google Calendar e agenda cartacea
Live
programmazione futura e posti disponibili sempre visibili
Stack utilizzato
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